Ponga esmero en su mensajería digital
Los correos electrónicos son una herramienta suprema para los buenos negocios en internet.
Los correos electrónicos son una herramienta suprema para los buenos negocios en internet.
Sin embargo, para que sean efectivos, los mensajes digitales tienen que tener unas cualidades que proyecten buena comunicación, credibilidad, profesionalismo y deseo de servir.
Inclusive, ya hay unas reglas bien definidas de etiqueta para la mensajería cibernética en la Web. Esto incluye no sembrar rumores a través del correo electrónico, no escribir en mayúsculas pues equivale a gritar en voz alta, no copiar palabra por palabra un mensaje ajeno y enviarlo como de uno, y siempre colocar un tema en la caja de “asunto” (subject line). Mantenga el asunto en no más de 10 palabras. Evite así que el tema sea más largo que el mensaje. Además, evite mensajes de más de 400 palabras.
No envíe mensajes con errores gramaticales. Si un empresario tiene problemas con el deletreo o la acentuación, ponga una persona ducha en el idioma a revisar el mensaje antes de que vuele por el ciberespacio.
No haga preguntas personales a sus clientes, pues los ahuyenta. Evite ser chistoso y resista la tentación de comentar las noticias, la política o los sucesos del día.
Lo más importante de todo es contestar los mensajes de sus clientes lo más pronto posible. He escuchado cuentos de horror de comerciantes que contestan dos meses después de haber recibido el primer mensaje. Otros simplemente ni contestan.
La celeridad es la clave, pues proyecta al comerciante como preocupado de manera genuina por las necesidades del cliente. Si no tiene una respuesta inmediata, envíe un mensaje de que está buscando la información solicitada. Explique cuánto tiempo tardará en conseguir lo solicitado.
Trate de que el texto sea en HTML y evite anexar imágenes o ilustraciones complicadas, o mensajes tipo Flash que necesitan mucho tiempo para descargar o quizás que el servicio de correo del cliente no puede manejar.
Si es un asunto que ha merecido varios correos, siempre haga referencia al contenido del mensaje anterior.
No olvide poner su nombre. El anonimato es fatal en el mundo de los negocios digitales.
Trate lo más posible de ofrecer enlaces a lugares en la Web donde hay información adicional sobre lo que el cliente busca. Esta simple acción lo dibuja a usted como conocedor de datos claves sobre el asunto.
Si el cliente no le contesta sus mensajes, envíe uno en el cual indica que tiene usted nuevos productos y nuevos datos que le ayudarán a resolver las necesidades expresadas por el cliente en su mensaje original. Le despertará otra vez el interés en hacer negocios con su empresa.
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